Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Авторы: Юлия Александровна Петрова
Жанр: Справочники
Циклы: не входит в цикл
Формат: Полный
Всего в книге 151 страница. У нас нет данных о годе издания книги.
В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря.
Отдельная глава посвящена основам автоматизации секретарского дела с применением семейства программных продуктов Microsoft Office и некоторых дополнительных программных средств, в частности, программ-переводчиков, систем распознавания текста, работе с правовыми базами данных и в Интернет.
Большой раздел посвящен психологическим аспектам работы секретаря, его имиджу и этикету, умению вести себя с руководителем, посетителями, деловыми партнерами и клиентами.
Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим специальностям.
Читать онлайн Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Глава 1. Нормы и правила оформления документов
1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.
Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.
Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Помните!
Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.
Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.
Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.
Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – сведения об адресате;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о постановке документа на контроль;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложений;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати организации;
26 – отметка о заверении копии документа;
27 – отметка об исполнителе документа;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).
Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.
Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.
В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
• Президента Российской Федерации;
• палат Федерального Собрания;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации;
• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
• федеральных судов;
• Прокуратуры Российской Федерации;
• Центрального банка Российской Федерации;
• Уполномоченного по правам человека;
• Счетной палаты;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
Помните!
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
